Open Space

OS-Chart

Open Space ist eine Konferenzmethode für mittlere bis große Gruppen. Es ist das ideale Format für die Suche nach neuen Lösungen in Fällen, wo der einzelne nie die Antwort findet. Open Space bündelt die Gruppenenergie gezielt in die richtige Richtung und ermöglicht schnelle Lösungen. Es gibt keinen klassischen Moderator, keinen Plan, keine Vorträge, und dennoch ist Open Space ein Instrument für schnellen Wandel, für kreative Lösungsansätze und gelungene Change-Prozesse.

Haben Sie auch schon einmal die Erfahrung gemacht, dass Sie auf einem

Workshop, Meeting oder Seminar waren und die interessanteste Zeit der drei Tage die war, die Sie während der Pausen, der Essen und der abendlichen Diskussionen mit den anderen Teilnehmern verbrachten?

Der Ursprung

Daran orientiert, entwickelt Harrison Owen ein neues Konferenzmodell, das als „Open Space Technology” (OST), bekannt wurde. Im Open Space wird einen Raum bereitgestellt, in dem Lernen möglich wird, in dem gemeinsam neue Ideen entwickelt  und Lösungswege gefunden werden. Es gibt einen Gastgeber, der jedoch wirklich  nur für die Rahmenbedingungen sorgt und nach anfänglicher Einführung in Thema, Format und Regeln im Hintergrund bleibt. Jede Initiative geht von den Teilnehmern aus, die Gruppe erarbeitet eigenverantwortlich Ergebnisse zu den Themen, die als diskussionswürdig betrachtet werden. Themen, die interessieren, werden intensiv verfolgt. Themen, die nicht von Interesse sind, fallen durch Abstimmung mit den Füßen (Jeder darf sich frei bewegen und für ihn uninteressante, unwichtige oder langweilige Themen „abwählen“) heraus.

Das Konzept

Open Space beginnt in einem Kreis, es gibt ein Thema für den Workshop, jedoch keinerlei Agenda. Die Agenda wird ganz im Gegenteil zu Beginn erst von allen Anwesenden gemeinsam aufgestellt, so dass sie ausschließlich aus ernsthaften und wichtigen Punkten besteht und nicht „von oben“ vorgegeben ist. Die Gruppe bestimmt die wichtigsten Themen, zu diesen finden im Anschluss parallele Gruppenarbeiten auf dem „Marktplatz“ statt. Jeder geht zu der Gruppe, die ihn am meisten interessiert. Verschiedene Gruppen arbeiten an jeweils einem Thema und fassen das Ergebnis schriftlich zusammen.

Es steht den Teilnehmern frei, bei „ihrer“ Gruppe/ihrem Thema zu bleiben, die Gruppe zu wechseln oder auch etwas ganz anderes zu tun (das „Gesetz der zwei Füße“). Die Wechsler nennt man auch die Hummeln, weil sie hin- und herfliegen und die Gruppen weiter befruchten. Die, die nichts in der Gruppenarbeit tun, sind die Schmetterlinge, die Schöngeister. Scheinbar abseits der Veranstaltung sind sie dennoch Teil der Kreativität, die Gespräche am Rande sind oft ebenso fruchtbar und wichtig, wie die „offiziellen“ Gruppen. Schon an der Teilnehmerzahl der jeweiligen Gruppe ist zu erkennen, ob das Thema interessiert oder nicht. Diese Phase ist sehr lebhaft und kreativ, sie läuft ohne jede Regel ab. In wechselnden Gruppen werden die von den Teilnehmern bestimmten Themen in den 1 – 3 Tagen bearbeitet. Es entstehen neue Kontakte auch zu Unternehmensbereichen, die sonst weit weg sind; es entsteht ein starkes Gemeinschaftsgefühl. Unterschiedliche Menschen aus allen Bereichen ermöglichen ein breites Spektrum an Kreativität zu entwickeln und eine gemeinsame Energie zu entwickeln. Mitarbeiter fühlen sich respektiert, anerkannt und ernst genommen und sie kommen ihrer Verantwortung in diesem Vorgehen nach. Schon in der Arbeit entstehen die ersten Veränderungen.

Jede Arbeit wird protokolliert und zu einem Sammelband zusammengefasst. Jeder Teilnehmer erhält zum Schluss diese Ergebnisse, womit spezifische Aspekte auch im Nachhinein weiter verfolgt werden können. Zum Ende der Veranstaltung wird diskutiert, welche Gruppenergebnisse Priorität haben bei der Umsetzung. Es werden entsprechende Kompetenzteams gebildet, die die Umsetzung verantworten. Erste Schritte werden festgelegt. Da alles selbst erarbeitet wurde, stehen die Mitarbeiter zu diesen Beschlüssen.

Das Regelwerk

Wer auch immer kommt, es sind die richtigen Leute – einer oder 25 ist egal, und jeder ist wichtig und motiviert.

Was auch immer geschieht, es ist das Einzige, was geschehen konnte – Ungeplantes und Unerwartetes ist oft kreativ und nützlich.

Es beginnt, wenn die Zeit reif ist – wichtig ist die Energie (nicht die Pünktlichkeit)

Vorbei ist vorbei – Nicht vorbei ist Nicht-vorbei – wenn die Energie zu Ende ist, ist die Zeit um.

Das Gesetz

Das Gesetz der zwei Füße ist Ausdruck der Freiheit und Selbstverantwortung: Der Teilnehmer bleibt nur so lange in einer Gruppe, wie er es für sinnvoll erachtet, also solange er etwas lernen und/oder beitragen kann.

Hummeln und Schmetterlinge

Wenn Menschen das Gesetz der zwei Füße anwenden, zeigen sie manchmal Verhaltensweisen, die metaphorisch mit den Begriffen „Hummeln“ und „Schmetterlingen“ ausgedrückt werden könnten: „Hummeln“ flattern von Gruppe zu Gruppe und bilden eine Brücke zwischen den Themen durch häufige Gruppenwechsel, die „Schmetterlinge“ flanieren und pausieren, sind einfach da und „sind schön“.

Erfolgsvoraussetzungen von Open Space

Persönliche Betroffenheit der Teilnehmer
Dringender Handlungsbedarf in der Situation
Leidensdruck
Teilnehmer aus allen Bereichen (Stakeholder)
komplexes (nicht einfaches) Oberthema
Freiwilligkeit der Teilnahme
Ergebnisoffenheit muss gewährleistet sein
Vertrauen der Führung in die Kompetenz der Mitarbeiter
Vertrauen der Führung in das Verfahren
Offenheit der Führung für jede mögliche Lösung

Organisatorisches

Open Space-Veranstaltungen dauern zwischen einigen Stunden und drei Tagen und lassen sich in viele andere Formate integrieren. Die Mindestteilnehmerzahl liegt bei etwa 20, nach oben ist die maximale Raumkapazität die Grenze.